Hinter einer Word-Vorlage, auch Word-Template genannt, verbirgt sich mehr als die Positionierung des Logos und die Umsetzung der Vermaßung gemäß Corporate Identity, wobei dies natürlich selbstverständlich die Grundlage für die folgenden Ausführungen ist.
Idee und Nutzen von Formatvorlagen
Um die Vorteile von Firmenvorlagen effektiv nutzen zu können ist es wichtig, sich mit der Idee der Formatvorlagen vertraut zu machen und diese beim Dokumentaufbau aktiv einzusetzen und zu nutzen. Formatvorlagen sind Stilvorlagen für grundlegende Elemente des Dokuments, die jedem Nutzer zur Verwendung angeboten werden.
In Ihrer Word-Vorlage werden „Formatvorlagen für den Dokumentaufbau“ integriert sowie ein umfassendes Set an „Formatvorlagen für Anwender“.
Textformatvorlagen nutzen Sie einfach, indem Sie Ihrem Text per Mausklick die entsprechende Formatvorlage zuweisen (z. B. Überschrift 1-9, Hervorhebungen, Zitat usw.). Es gibt jedoch nicht nur Textformatvorlagen, sondern auch Tabellenformatvorlagen, Listenformatvorlagen sowie Standards für Textfelder, Linien und Formen. Außerdem werden Designfarben und Designschriftarten hinterlegt. Durch die Nutzung dieser Stilvorgaben entsteht schnell und ohne aufwändige manuelle Formatierung ein professionelles Layout im gesamten Dokument.
Die Textformatvorlagen werden zentral in der Liste der Formatvorlagen verwaltet. Änderungen erfolgen entsprechend zentral und greifen im gesamten Dokument – unabhängig davon, ob dieses 10, 100 oder 1000 Seiten hat.
Nummerierte Überschriften können bereits in der Liste der Formatvorlagen integriert werden. Verzeichnisse können so problemlos auf Knopfdruck in nummerierter oder nicht nummerierter Form erstellt werden. Durch die Verwendung von Textformatvorlagen können in der Navigationsansicht in Microsoft® Word® Textpassagen leicht blockweise umorganisiert werden.
Die Vorteile auf einen Blick
- Einheitliche, professionelle Gestaltung des Dokuments bei minimalem manuellem Aufwand.
- Zentrale Verwaltung: Änderungen greifen im gesamten Dokument.
- Arbeitserleichterung: z. B. Nummerierte Überschriften, mehrstufige Listen.
- Navigationsansicht: Textpassagen können leicht blockweise umorganisiert werden.
- Verzeichnisse (z. B. nummerierte Inhaltsverzeichnisse) können per Knopfdruck erstellt werden.
Individuell für Ihre Teams erstellte und auf Ihrer neuen Vorlage basierende Vorlagen-Workshops (z. B. „Arbeiten mit der neuen Word-Vorlage“) erleichtern den Rollout und den täglichen Umgang der Anwender mit den Vorlagen.