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Warum Ihr Unternehmen mit professionellen Office-Vorlagen arbeiten sollte

Titelfoto Office-Vorlagen

Wie erreichen Sie, dass Dokumente, Präsentationen oder Berichte in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder Ihrem Team ohne großen gestalterischen Aufwand mitarbeiterunabhängig einheitlich und im Corporate Design des Unternehmens gestaltet sind?

Dieses Ziel erreichen Sie nur, indem in Ihrem Unternehmen oder Team mit professionell gestalteten Office-Vorlagen gearbeitet wird, welche zentral zur Verfügung gestellt werden. Diese sollten allen wichtigen optischen und funktionalen Anforderungen gerecht werden.

Natürlich kann ein Unternehmen nicht für jeden denkbaren Anwendungsfall Vorlagen umsetzen oder entwickeln lassen. Wichtig ist jedoch, dass wesentliche Basisvorlagen zentral zur Verfügung gestellt werden.

In einem weiteren Schritt sollten die Mitarbeiter darin geschult werden, mit den Vorlagen effektiv zu arbeiten und integrierte Werkzeuge auch zu nutzen. Hier hilft ein Vorlagen-Workshop, in welchem die Arbeitserleichterungen gezielt vorgestellt und praktiziert werden. Dieser kann als Präsenzschulung, Webcast oder Videotraining erfolgen.

Unternehmensdesign in Word, an allen Arbeitsplätzen – geht das?

Ihr Unternehmen sollte über eine zentrale Dokumentvorlage (»Normal.dotm«) verfügen. Sinnvoll sind auch einige wichtige abteilungsspezifische Word-Vorlagen (z. B. Briefvorlage, Angebotsvorlage mit integrierten Hilfsmitteln, um Mehrfacheingaben zu vermeiden u.a.).

Eine wichtige Rolle spielen dabei die Formatvorlagen. Die wohl bekanntesten Formatvorlagen sind die klassischen Textformatvorlagen. Mit Hilfe eines durchdachten Formatvorlagen-Konzepts sollten Ihrem Team in allen Vorlagen die wichtigsten Formatvorlagen zur Verfügung stehen. Auch Tabellenformatvorlagen und andere Standards sollten in Ihren Vorlagen definiert sein.

Mit Hilfe von Makros können weitere Arbeitserleichterungen integriert werden (z. B. die automatische Übernahme von Benutzerdaten, Eingabe von Briefdetails in einer Eingabemaske o.ä.).

Ob Sie oder Ihre Kollegen mit der Word-Vorlage arbeiten – Ihre Dokumente haben unabhängig von Umfang und Bearbeiter ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild.

Berichte im einheitlichen »Look & Feel«

Durch den Einsatz einer professionellen Excel-Vorlage verringert sich die manuelle Nacharbeit: wichtige Werkzeuge des Berichtswesens erscheinen in einem einheitlichen »Look & Feel« – und das arbeitsplatzübergreifend.

Einer Excel-Vorlage sehen Sie beim ersten Öffnen nicht unbedingt an, was in ihr steckt. Wenn Sie allerdings die Werkzeuge von Excel benutzen und z. B. eine PivotTable oder einen Datenschnitt einfügen, werden die entsprechenden Formatvorlagen sichtbar.

Dank der wiederkehrenden Optik können sich außerdem die Betrachter Ihrer Berichte einen schnelleren Überblick über die Informationen verschaffen. Auch für die Veröffentlichung Ihrer Analysen im Intranet oder als ausgedruckter Report haben Ihre Berichte ein attraktives Erscheinungsbild im Corporate Design Ihres Unternehmens.

Die Optik Ihrer Berichte und Analysen ist einheitlich und fügt sich in Ihr Corporate Design ein – unabhängig vom Bearbeiter.

Präsentationen im Corporate Design – arbeitsplatzübergreifend.

Um Ihr Unternehmen nach innen und außen im einheitlichen Corporate Design zu präsentieren, ist eine zentrale und umfassende PowerPoint-Vorlage elementar.

Eine wichtige Rolle spielen dabei die Folienlayouts. Sie sind Templates für die Layouts einzelner Folien. Für die wichtigsten denkbaren Darstellungsformen auf den Folien werden dem Anwender sozusagen »Schablonen« an die Hand gegeben.

Dazu ein einfaches Beispiel: auf Basis eines durchdachten Folienlayout-Konzepts ist die Darstellung von »Text mit zwei Bildern« innerhalb derselben Präsentation immer gleich gestaltet – und auch bei den anderen Mitarbeitern sieht der »Text mit zwei Bildern« immer genau so aus. Alle Mitarbeiter verwenden also für diese Darstellung dasselbe Folienlayout.

Mit einer professionellen PowerPoint-Vorlage erzielen Sie nicht nur eine unternehmensübergreifend einheitliche Optik für Präsentationen. Integrierte Arbeitserleichterungen bringen darüber hinaus eine immense Zeitersparnis beim Erstellen einer neuen Präsentation mit sich.

Sie sehen also: es lohnt sich, wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit professionell erstellten Office-Vorlagen arbeiten. Neben den Vorteilen der Arbeitserleichterung und der damit einhergehenden Zeit- und Kostenersparnis steuern Sie die Optik der Unternehmensdateien in Richtung Corporate Design.

Andrea Monadjemi
Grafideen Designagentur

 

Die in diesem Artikel wiedergegebenen Firmennamen oder Software- und Systemnamen (z. B. Windows®, PowerPoint®, Excel®, Microsoft® etc.) können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.

 

Seit wenigen Tagen online: »PowerPoint 2016: Firmenvorlagen im Corporate Design – Praxisworkshop: Vom Styleguide zum fertigen Template«

Präsentationen sind ein wichtiger Teil Ihres Firmenauftritts. Andrea Monadjemi zeigt Ihnen in diesem Videotraining, wie Sie von Ihren Corporate-Design-Vorgaben zur fertigen PowerPoint-Vorlage gelangen.

Am Beispiel eines fiktiven Unternehmens setzen Sie nach und nach die einzelnen Elemente Ihres Styleguides um und erstellen ein Masterlayout sowie Text- und Inhaltsplatzhalter. Grundlegende Kenntnisse in PowerPoint 2016 (für Windows) werden vorausgesetzt.

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Inhaltsübersicht und Gratis-Videos finden Sie unter www.video2brain.com.

Jetzt online: »Word 2016: Firmenvorlagen im Corporate Design – Praxisworkshop: Mit Bausteinen zur flexiblen Vorlage«

Gute Vorlagen stellen sicher, dass Ihre Firma nach außen einheitlich und professionell auftritt.

Andrea Monadjemi zeigt Ihnen in diesem Videotraining, wie Sie in Word 2016 (für Windows) Vorlagen im Corporate Design erstellen.

Am Beispiel eines fiktiven Unternehmens bauen Sie Schritt für Schritt die Word-Vorlage im vorgegebenen Design auf. Ein besonderer Schwerpunkt liegt darauf, flexible Bausteine zu verwenden, um damit die Anzahl an notwendigen Word-Templates im Unternehmen gering zu halten.

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Inhaltsübersicht und Gratis-Videos finden Sie unter www.video2brain.com.

Graz 1/2015: Das Word 2016-Vorlagentraining ist »im Kasten«

Eine anstrengende, aber sehr schöne Woche in Graz liegt hinter mir. Es war alles dabei – konzentrierte Arbeit im Studio von video2brain, interessante Gespräche mit vielen Impulsen und Denkanstößen, nette Leute kennenlernen und alte Weggefährten wiedersehen, gutes Essen und der legendäre "Advent in Graz".

Das Word 2016-Vorlagentraining ist „im Kasten“ – und die beiden Trainings zu PowerPoint 2016- und Excel 2016-Vorlagen sind in Vorbereitung. Anhand eines Beispielprojektes, dem Reisebusunternehmen "a nach b reisen" zeige ich, wie man professionelle Firmenvorlagen Schritt für Schritt umsetzt und Arbeitserleichterungen für die Anwender integriert.

Die Trainings zu Word 2010/2013 finden Sie hier – und das neue Training "Word 2016: Firmenvorlagen im Corporate Design. Praxisworkshop: Mit Bausteinen zur flexiblen Vorlage" erscheint vielleicht noch im Dezember...

 

Andrea Monadjemi im Studio von video2brain

Erstellen einer Word 2016-Vorlage für das Reisebusunternehmen "a nach b reisen"

Weiterlesen: Graz 1/2015: Das Word 2016-Vorlagentraining ist »im Kasten«

»Eine Vision ohne Plan bleibt nur ein Traum.«

Ich war überrascht, als mich heute am Telefon jemand gefragt hat, ob es die Grafideen Designagentur noch gibt – der letzte Blogbeitrag sei vom Jahreswechsel. Ich nehme vorweg: Ja, mich gibt es – mehr denn je! Hier eine kurze Zusammenfassung der vergangenen Wochen – und ein Ausblick.

Die Zeit rennt, die erste Jahreshälfte ist rasend schnell vergangen – vollgepackt mit spannenden Aufträgen, neuen Geschäftsbeziehungen und Kunden und der bewährten Zusammenarbeit mit langjährigen Weggefährten. Der Schwerpunkt der letzten Wochen lag – neben verschiedenen Printmedien, die ich konzipiert und umgesetzt habe – klar auf Vorlagenprojekten. So unterstütze ich derzeit einige Unternehmen und einen großen Bildungsträger für Krankenkassen bei der Umsetzung von Office-Vorlagen und schule die Teams und Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Vorlagen. Diese Praxisworkshops machen nicht nur großen Spaß – sie sind auch für mich als Trainerin eine echte Bereicherung.

Voraussichtlich im Herbst dieses Jahres wird Office 2016 erscheinen. Aktuell arbeite ich auch an der Konzeption einiger neuer Videotrainings. Mehr verrate ich noch nicht – nur so viel: mein Lieblingsthema »Corporate Design« wird wieder im Vordergrund stehen – im Office-Umfeld, mit noch mehr Praxisbezug und Hilfestellungen in der täglichen Arbeit mit Office-Vorlagen.

Zuletzt noch einige Gedanken zum Thema »Vision«, die mich in den letzten Wochen immer wieder beschäftigt haben. Was braucht es, um eine Vision in die Realität zu befördern? Was muss ich – als Privatperson, Organisation oder Unternehmen – tun, damit meine Vision nicht nur ein Luftschloss bleibt, oftmals über Jahre hinweg? Meine Antwort ist ganz einfach:  A N F A N G E N. Das erfordert ein (im ersten Schritt zumindest grobes) Konzept und erste mutige Schritte in die richtige Richtung.

In diesem Sinne starte ich nun – frisch nach dem Urlaub und voller guter neuer Gedanken und Pläne – in das letzte Drittel des Jahres!
Vielleicht kreuzen sich an der ein oder anderen Stelle unsere Wege – ich würde mich freuen!

Ihre Andrea Monadjemi 

 

Vision

Danke 2014 & »Ich freu mich« 2015!

Das Jahresende 2014 ist gekommen. Zeit, die letzten Projekte abzuschließen, die ersten »richtigen« Winterstunden zu genießen und die letzten Vorbereitungen für Weihnachten zu treffen. Und Zeit, zurückzublicken.

Wie war mein Jahr 2014?

Eines meiner persönlichen Highlights war, dass ich nach vielen Jahren (diesmal gemeinsam mit meinem lieben Mann) wieder in Südafrika war.
Das Gefühl, »nach Hause« zu kommen war wieder da – wie früher, als ich alleine unterwegs war und über die Jahre eine ganz besondere Beziehung zu diesem wunderschönen Land entwickelt hatte. Auch Norwegen durfte ich in 2014 kennenlernen, und einige andere schöne Orte, an denen wir ein wenig Zeit verbringen durften.

Zum Jahresbeginn 2014 hatte ich fünf berufliche Ziele plakativ auf meinem Flipchart notiert, hatte sie so das ganze Jahr über vor Augen – und habe glücklich festgestellt, dass ich jedes einzelne erreicht habe.

So wollte ich den Bereich der Videotrainings angehen bzw. ausbauen und zum Thema »Office-Vorlagen« eine Serie produzieren – entweder alleine, oder mit einem Verlag / Partner. Nachdem die Anfrage von video2brain kam (zu einem komplett anderen Thema), war ich dann sehr glücklich darüber, die Serie »Firmenvorlagen im Corporate Designt« zu produzieren. Danke video2brain, danke Erik Franz, danke Thomas Pohlmann und danke Gregor Moretti für die Zeit vor, in und nach Graz – und natürlich für das schöne Ergebnis!

Ein weiteres Ziel war es, einen Mitarbeiter im Bereich Webdesign / Responsive Template-Entwicklung zu finden. Jemanden zu finden, mit dem man sehr gut und unkompliziert zusammenarbeiten kann – in guter Stimmung, auch wenn’s mal eng wird – ist nicht leicht! Umso mehr freue ich mich über die Zusammenarbeit mit Mike Joerihsen aus Bregenz, mit dem ich in den letzten Wochen bereits zwei Portale (fast) umgesetzt habe (danke Mike) –
mehr dazu folgt.

Ein ganz herzlicher Dank an meine Kunden und Projektkollegen! Nur durch Sie/Euch konnte ich im Jahr 2014 mein »10-jähriges Jubiläum« feiern!
Auch das macht das Jahr 2014 für mich zu einem besonderen Jahr.

Danke für das Vertrauen und für das wunderbare und kreative »Miteinander«. Ich denke gerade ganz konkret an Verantwortliche und Kollegen, mit denen ich in Projekten viel Zeit verbracht habe – persönlich, telefonisch und online.

Ohne Sie/Euch wäre selbst ein kreatives berufliches Leben nur halb so bunt!
Ich wünsche Ihnen/Euch ein gesegnetes Weihnachtsfest und freue mich auf das Jahr 2015.

Ihre/Eure Andrea Monadjemi 

 

Danke 2014

Ein Praxisworkshop für Corporate Design-Verantwortliche: Das Videotraining »Word 2013/2010: Firmenvorlagen im Corporate Design«

Für einen einheitlichen und professionellen Firmenauftritt sind entsprechende Word-Firmenvorlagen notwendig.

Andrea Monadjemi zeigt Ihnen in diesem Videotraining an einem durchgängigen Beispiel, wie Sie Ihr Corporate Design in anwenderfreundliche Dokumentvorlagen umsetzen. Sie führt Sie Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess und achtet darauf, Arbeitserleichterungen für die späteren Anwender zu integrieren.

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Inhaltsübersicht und Gratis-Videos finden Sie unter www.video2brain.com.